2.4. Dokumentenmanagement & E-Rechnung
Digitale Prozesse, die Ihre Administration entlasten – sicher, effizient und papierlos.
1. Warum digitale Dokumentenprozesse für Produktionsunternehmen entscheidend sind
Zettelwirtschaft, langes Suchen nach Dateien oder falsch abgelegte Belege gehören zu den häufigsten Zeitfressern im Unternehmensalltag. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen an E-Rechnungen und revisionssichere Archivierung.
Mit den Lösungen von Becker ITK schaffen Sie Klarheit, Effizienz und Sicherheit in Ihren digitalen Dokumentenprozessen – direkt integriert in Ihre bestehende IT-Struktur.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Weniger Papier – mehr Übersicht
- Schnellere Abläufe – weniger Verwaltungsaufwand
- Revisionssichere E-Rechnung mit rechtlicher Absicherung
- Verbesserte Zusammenarbeit durch transparente Dokumentenprozesse
2. Papierloses Büro: Digitalisieren Sie Ihre Abläufe mit einem DMS
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet die Basis für ein papierloses Büro. Eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden digital erfasst, automatisch verschlagwortet und in klar definierten Workflows weiterverarbeitet.
Unsere Leistungen:
- Einführung und Schulung von DMS-Lösungen
- Automatisierte Abläufe für Freigaben, Archivierung und Dokumentenlenkung
- Rechte- und Zugriffsmanagement für Datenschutzkonformität
3. E-Rechnung: Effizient, rechtssicher, revisionskonform
Ob XRechnung, ZUGFeRD oder GoBD-konforme Archivierung – mit unserer Unterstützung setzen Sie die gesetzlichen Anforderungen rund um die elektronische Rechnungsstellung sicher um. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Kosten bei der Bearbeitung.
Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Automatisierte Rechnungserstellung & -versand
- Revisionssichere Ablage und Nachvollziehbarkeit
- Einfache Integration in bestehende Prozesse und Systeme
4. Struktur statt Chaos: Dateiwiederauffindbarkeit leicht gemacht
Nie wieder ewig nach Dokumenten suchen. Mit durchdachten Ablagestrukturen, Versionierung und leistungsstarken Suchfunktionen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente – egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil.
Funktionen im Überblick:
- Intelligente Ordnerstrukturen und Indexierung
- Versionskontrolle und Änderungsverlauf
- Schnelle Volltextsuche auch über große Datenmengen hinweg
5. Reibungslose Integration: Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme
Ein DMS entfaltet sein volles Potenzial erst durch die passende Integration. Wir sorgen dafür, dass Ihre Dokumentenprozesse nahtlos mit gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen wie DATEV, Lexware, SAP oder Sage verbunden sind.
Ihre Vorteile:
- Automatischer Dokumententransfer zwischen Systemen
- Minimierung von Medienbrüchen und manueller Erfassung
- Effiziente Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Produktion
6. Unser USP: IT-Sicherheit und Datenschutz direkt mitgedacht
Was bei vielen Anbietern ein zusätzlicher Dienst ist, ist bei uns Standard: Als IT-Sicherheitsdienstleister verbinden wir Ihre DMS-Lösungen direkt mit professioneller IT-Security. So sind Ihre sensiblen Daten nicht nur gut organisiert – sondern auch bestens geschützt.
Becker ITK kombiniert:
- Dokumentenmanagement & E-Rechnung
- IT-Sicherheit & Datenschutz
- Alles aus einer Hand, alles unter Kontrolle
7. Warum Becker ITK?
- Persönliche Betreuung statt anonyme Hotline
- Erfahrung mit mittelständischen Produktionsbetrieben in der Region
- DMS- & IT-Security-Know-how sind vereint
- Schnittstellen-Know-how für Ihre Systeme
8. Jetzt starten: Ihre Dokumente können mehr
Sie wollen Verwaltung vereinfachen, Prozesse digitalisieren und zugleich Ihre Daten schützen? Dann sprechen Sie mit uns über Ihre Dokumentenprozesse – praxisnah, individuell, sicher.
Jetzt kostenloses Beratungsgespräch vereinbaren – oder Rückruf anfordern.
9. Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement & E-Rechnung
Was ist ein DMS und wie funktioniert es?
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) dient zur digitalen Verwaltung, Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten. Es ermöglicht automatisierte Workflows, gezielte Zugriffsrechte und eine schnelle Wiederauffindbarkeit Ihrer Dateien.
Ist ein DMS auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Ja – besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von klaren Prozessen, weniger Papierchaos und effizienteren Abläufen. Zudem steigt die Rechtssicherheit deutlich.
Sind E-Rechnungen verpflichtend?
Ja, je nach Branche und Kundenstruktur (z. B. öffentliche Auftraggeber) sind E-Rechnungen in Form von XRechnung oder ZUGFeRD vorgeschrieben. Auch für interne Effizienzgewinne lohnt sich die Umstellung.
Wie sicher sind meine Dokumente im DMS?
Bei Becker ITK sind Ihre Daten mehrfach geschützt – durch verschlüsselte Ablage, Zugriffskontrollen und eine direkte Verknüpfung mit professioneller IT-Sicherheit.
Kann ich mein aktuelles ERP oder Buchhaltungssystem weiter nutzen?
Ja, unsere DMS-Lösungen lassen sich in viele gängige Systeme wie DATEV, SAP, Lexware oder Sage integrieren. So bleiben Ihre Abläufe bestehen – nur effizienter.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS?
Das hängt vom Umfang der Anforderungen ab. In vielen Fällen kann ein Basis-DMS in wenigen Stunden einsatzbereit sein. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Planung bis zur Schulung.